Privacybeleid

Inleiding

Dit privacy beleid legt uit hoe Plaatsbeschrijvingen Ellen (verder “wij”) omgaat met de persoonsgegevens van haar klanten, natuurlijke personen, en alle andere natuurlijke personen die met Plaatsbeschrijvingen Ellen in contact staan.

Onder persoonsgegevens wordt elke vorm van informatie verstaan die u toelaat om uzelf direct of indirect als een natuurlijke persoon te identificeren.

Plaatsbeschrijvingen Ellen hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en respecteert ten volle uw persoonlijke levenssfeer. Wij behandelen en beschermen uw persoonsgegevens dan ook op een rechtmatige, behoorlijke en transparante wijze.

Bij de verwerking van uw persoonsgegevens leven wij evident de wet na, vanaf 25 mei 2018 de Europese verordening van 27 april 2016 betreffende de gegevensbescherming (beter bekend als ‘GDPR’ of ‘AVG’) of enig ander wetgevingsbesluit die deze wijzigt.

Wij nodigen u uit om deze verklaring zorgvuldig te lezen zodat u het beleid van Plaatsbeschrijvingen Ellen op dit gebied kent en begrijpt.

Voor vragen bij deze verklaring en ons beleid kan u steeds contact met ons opnemen op volgende coördinaten:

Naam:             Plaatsbeschrijvingen Ellen
Adres:             Basseliersstraat 58, 2100 Deurne (Antwerpen)
Emailadres:     ellen@plaatsbeschrijvingen-ellen.be

Welke gegevens verzamelt en verwerkt  Plaatsbeschrijvingen Ellen  ?

Het betreft de gegevens die u ons meedeelt en die wij nodig hebben voor de uitvoering van het project waarvoor u op ons beroep doet, zoals uw naam, adres, e-mailadres en professionele gegevens, zoals bedrijfsnaam en BTW-nummer, de gegevens over uw gezinssamenstelling en alle andere gegevens in dat verband. Meestal worden deze opgevraagd rechtstreeks aan de betrokkenen, maar het is mogelijk dat wij die gegevens verkrijgen van een andere partij waar u of wij mee samenwerken.

Welke persoonsgegevens wij van u opvragen, bewaren en verwerken hangt af van de relatie die u met ons hebt. We noemen dit de categorieën van de betrokkenen.

• EIGENAAR: de eigenaar van het eigendom waarvoor een plaatsbeschrijving dient te gebeuren.
  • In het kader van de overeenkomst bewaren we alle gegevens, nodig om de overeenkomst te kunnen uitvoeren, zoals pandgegevens, uw identiteit en contactgegevens. We bewaren eveneens bijkomende informatie die wij vernemen aangaande het pand of andere nuttige informatie in kader van onze overeenkomst. De persoonsgegevens worden, gezien de wettelijke verplichtingen terzake en gezien onze contractuele aansprakelijkheid, minstens 10 jaar bewaard. Standaard houden wij u gegevens voor een periode van 30 jaar bij, maar na 10 jaar kan u vragen uw gegevens te schrappen.
• BEWONER: de persoon die het pand betrekt, waarbij deze bewoner niet de eigenaar is.
  • In het kader van de overeenkomst bewaren we alle gegevens, nodig om de overeenkomst te kunnen uitvoeren, zoals uw contactgegevens. Deze persoonsgegevens worden, gezien de wettelijke verplichtingen terzake en gezien onze contractuele aansprakelijkheid, minstens 10 jaar bewaard. Standaard houden wij u gegevens voor een periode van 30 jaar bij, maar na 10 jaar kan u vragen uw gegevens te schrappen.

Wij verwerken geen gegevens die uw ras of etnische afkomst onthullen, of politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond, gezondheids-of levensgegevens of seksuele gerichtheid, genetische gegevens of biometrische gegevens.

Voor welke doeleinden verwerkt Plaatsbeschrijvingen Ellen uw persoonsgegevens ?

Wij verzamelen en verwerken uw persoonsgegevens enkel en alleen voor de hier onder beschreven doeleinden. Wij zorgen ervoor dat alleen de noodzakelijke en relevante gegevens voor een bepaald doel worden verwerkt.

Wij verwerken uw gegevens in de door de wet toegestane situaties, meer bepaald:

• Om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen die op Plaatsbeschrijvingen Ellen rust;
• Om een contract met u uit te voeren of om op u verzoek voor sluiting van deze overovereenkomst bepaalde maatregelen te nemen;
• Voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Plaatsbeschrijvingen Ellen, waarbij deze belangen met uw grondrechten en fundamentele vrijheden wordt afgewogen;
• Met u toestemming als gevolg van een specifieke en ondubbelzinnig verzoek voorafgegaan door duidelijke en begrijpelijke informatie; deze toestemming kan u op elk moment in overeenstemming met de wet intrekken.

Wettelijke verplichtingen

Wij dienen ons te houden aan wetgeving die ons in specifieke omstandigheden verplicht om persoonsgegevens te verwerken in kader van onze activiteiten. Deze verplichtingen kunnen met zich meebrengen dat wij moeten samen werken met bevoegde autoriteiten en/of derden, en eventueel bepaalde van uw persoonsgegevens aan hen worden overgemaakt.

Contractuele relatie tussen Plaatsbeschrijvingen Ellen en u als klant.

Alvorens overeenkomsten te sluiten dienen wij soms bepaalde gegevens te verkrijgen en verwerken, met name om onder andere:

• Te reageren op uw verzoek;
• U bij te staan bij het verstrekken van informatie en bij de sluiting van de overeenkomst.
• Een verzoek op te volgen en de risico’s met betrekking tot een mogelijke overeenkomst in te schatten;
• Onze overeenkomst te vervullen.

In het kader van lopende overeenkomsten of het beheer van overeenkomsten dienen wij een aantal gegevens te verwerken, in het bijzonder om te voldoen aan administratieve en boekhoudkundige verplichtingen.

Gerechtvaardigde belangen van Plaatsbeschrijvingen Ellen

Wij verwerken uw gegevens ook voor de verwezenlijking van onze gerechtvaardigde belangen. Hierbij streven wij ernaar om een billijke balans te vinden tussen de noodzaak om gegevens te verwerken en respect voor uw rechten en vrijheden, met inbegrip van de bescherming van de privacy.

Dit “gerechtvaardigd belang” omvat die zaken waarvan u als klant kan verwachten dat wij als plaatsbeschrijver nodig hebben om ons werk degelijk uit te voeren.

Worden gegevens doorgegeven aan derden ?

Wij behandelen u persoonsgegevens met grootste zorg. Hierdoor geven wij u persoonsgegevens enkel met uw toestemming door aan derden, of op basis van een wettelijke verplichting of een rechterlijke of administratieve beslissingen of zoals hierboven meegegeven in het kader van de uitvoering van de overeenkomst.

Bewaarperiode

Wij zullen uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor de gegevens worden verzameld.

Deze periode is gelinkt aan de wettelijke en fiscale verplichtingen van Plaatsbeschrijvingen Ellen.

• 10 jaar in kader van de contractuele aansprakelijkheid van Plaatsbeschrijvingen Ellen
• 7 jaar in kader van de boekhouding.

Buiten deze periodes worden u persoonlijke gegevens verwijderd of geanonimiseerd.

Beveiliging

Uw persoonsgegevens worden vertrouwelijk behandeld. Ze worden bovendien op passende manier beveiligd volgens het risico dat hun verwerking inhoudt en waar van toepassing, volgens de specifieke wettelijke vereisten bewaard en beveiligd.

Uw rechten

Als betrokkene hebt u een aantal rechten in verband met uw persoonsgegevens. U hebt het recht van inzage van uw persoonsgegevens. Dit betekend dat u het recht hebt inzage te krijgen van de persoonsgegevens die wij omtrent u bewaren.

Noteer dat wij over een periode van één maand beschikken om hierop te antwoorden en dat wij u een bewijs kunnen vragen van uw identiteit voor we op uw verzoek ingaan.

U hebt ook het recht op rectificatie.Dat betekent dat u het recht hebt foutieve persoonsgegevens te laten corrigeren. In dit geval kunnen wij u het bewijs vragen van de juistheid van de gegevens die u aanbrengt.

U hebt verder het recht van gegevenswissing. Dat betekent dat u kan vragen dat uw persoonsgegevens worden gewist. Opgelet, dit is niet altijd mogelijk, met name als wij een wettelijke verplichting hebben om persoonsgegevens te bewaren, als u met ons een contractuele relatie hebt aangegaan.

U heeft het recht op bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens, meer bepaald tegen verwerkingen die wij op basis van ons (niet dwingend) gerechtvaardigd belang uitvoeren. U kan eveneens ten allen tijde uw toestemming intrekken voor die verwerkingen waarvoor uw toestemming hebt gegeven. Zowel wat het bezwaar als de intrekking van de toestemming betreft, zullen wij met de verwerking ophouden, als er geen andere wettelijke basissen zijn die de verwerking vooralsnog nodig maken. U hebt ten slotte ook altijd het recht klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit. (www.privacycommission.be)

Plaatsbeschrijvingen Ellen behoudt zich het recht voor om deze verklaring en/of dit beleid te wijzigen. Wijzigingen zullen via de website aan gebruikers worden gemeld.